(Ảnh: Future)
Mặc dù tài liệu Microsoft Word thường không có kích thước lớn, đôi khi, bạn có thể cần nén tệp để dễ quản lý hơn khi gửi qua internet hoặc phải tuân thủ các yêu cầu về kích thước tệp tải lên.
Dù trong trường hợp nào, ứng dụng xử lý văn bản phổ biến từ bộ Office bao gồm một số tùy chọn để giảm kích thước của tài liệu mà không cần công cụ nén của bên thứ ba. Ví dụ: bạn có thể nén hình ảnh bằng cách xóa các vùng đã cắt. Bạn cũng có thể giảm độ phân giải mà ứng dụng sử dụng để lưu tài liệu. Và có thể loại trừ các phông chữ bạn đã sử dụng trong tài liệu khỏi việc lưu để giảm kích thước tệp.
Hướng dẫn này sẽ hướng dẫn bạn qua các phương pháp được Microsoft khuyến nghị để giảm kích thước của tài liệu Word trong Office từ Microsoft 365, Office 2021 và các phiên bản cũ hơn mà bạn có thể đang chạy trên Windows 11, 10 hoặc các phiên bản cũ hơn.
Cách nén tài liệu Word
Nếu bạn sử dụng Microsoft Word, bạn có thể nén và giảm độ phân giải cho hình ảnh và loại trừ nhúng phông chữ để giảm kích thước của tài liệu.
Nén hình ảnh
Để nén hình ảnh được thêm vào tài liệu Word, hãy sử dụng các bước sau:
- Mở Microsoft Word.
- Mở một tài liệu.
- Chọn hình ảnh được nhúng trong tài liệu.
- Nhấp vào tab Định dạng Ảnh.
- Trong phần “Điều chỉnh”, nhấp vào nút Nén Ảnh.
(Ảnh: Future)
- Trong phần “Tùy chọn nén”, bỏ chọn “Chỉ áp dụng cho ảnh này” để cho phép áp dụng cùng một cài đặt cho tất cả hình ảnh trong tài liệu.
- Chọn tùy chọn “Xóa vùng đã cắt của ảnh”.
(Ảnh: Future)
- Nhấp vào nút OK.
Lưu ở độ phân giải thấp hơn
Để giảm độ phân giải của hình ảnh nhằm làm cho tài liệu Word nhỏ hơn, hãy sử dụng các bước sau:
- Mở Microsoft Word.
- Mở một tài liệu.
- Nhấp vào Tệp và chọn Tùy chọn.
- Nhấp vào Nâng cao.
- Trong phần “Hình ảnh, Kích thước và Chất lượng”, chọn tùy chọn Loại bỏ dữ liệu chỉnh sửa để xóa dữ liệu cho phép khôi phục hình ảnh từ trạng thái ban đầu của nó.
- Bỏ chọn tùy chọn “Không nén hình ảnh trong tệp”.
- Chọn 150 hoặc ppi thấp hơn bằng cách sử dụng cài đặt Độ phân giải mặc định.
(Ảnh: Future)
- Nhấp vào nút OK.
Xóa phông chữ
Để ngăn việc bao gồm các phông chữ đặc biệt nhằm giảm kích thước của tài liệu Word, hãy sử dụng các bước sau:
- Mở Microsoft Word.
- Mở một tài liệu.
- Nhấp vào Tệp và chọn Tùy chọn.
- Nhấp vào Lưu.
- Trong phần “Bảo toàn độ chính xác khi lưu tài liệu này”, bỏ chọn tùy chọn “Nhúng phông chữ trong tệp”.
(Ảnh: Future)
- Nhấp vào nút OK.
Ngoài ra, bạn có thể chọn tùy chọn “Nhúng phông chữ trong tệp”, nhưng nếu bạn làm như vậy, hãy chọn các tùy chọn “Chỉ nhúng các ký tự được sử dụng trong tài liệu (tốt nhất để giảm kích thước tệp)” và “Không nhúng phông chữ hệ thống phổ biến”.
Sau khi bạn hoàn thành các bước, tài liệu Microsoft Word sẽ có dung lượng nhỏ hơn, giúp dễ dàng gửi qua internet hoặc tuân thủ các yêu cầu nếu bạn phải tải tệp lên một dịch vụ cụ thể.