Định nghĩa của Microsoft Excel cho các thuật ngữ phổ biến

Việc thành thạo Microsoft Excel mang lại nhiều lợi ích, mặc dù những bước đầu tiên có thể gây khó khăn. Một số người có thể bị lạc lõng trong thuật ngữ bảng tính và cuối cùng có thể bị nhầm lẫn hơn lúc mới bắt đầu. Chúng ta hãy xem xét một số thuật ngữ phổ biến nhất mà bạn sẽ gặp phải khi là người dùng Excel.

Thuật ngữ Microsoft Excel

• Sổ làm việc (Workbook) — Sổ làm việc đề cập đến một tệp bảng tính Excel. Sổ làm việc chứa tất cả dữ liệu mà bạn đã nhập và cho phép bạn sắp xếp hoặc tính toán kết quả. Sổ làm việc có sẵn để nhiều người dùng xem và chỉnh sửa trên mạng được gọi là Sổ làm việc được chia sẻ.
• Trang tính (Worksheet) — Bên trong sổ làm việc là nơi bạn sẽ tìm thấy các tài liệu được gọi là trang tính. Còn được gọi là bảng tính, bạn có thể có nhiều trang tính nằm trong một sổ làm việc. Các tab ở cuối màn hình sẽ cho biết bạn hiện đang làm việc trên trang tính nào. Trang tính này còn được gọi là trang tính hiện hoạt.
• Ô (Cell) — Ô là một hình chữ nhật hoặc khối nằm trong một trang tính. Bất kỳ dữ liệu nào bạn muốn nhập vào trang tính của mình phải được đặt trong một ô. Các ô có thể được mã hóa màu, hiển thị văn bản, số và kết quả tính toán, dựa trên những gì bạn muốn thực hiện. Ô hiện hoạt là ô hiện đang được mở để chỉnh sửa.
• Cột và Hàng (Columns and Rows) — Cột và Hàng đề cập đến cách các ô của bạn được căn chỉnh. Cột được căn chỉnh theo chiều dọc trong khi hàng được căn chỉnh theo chiều ngang.
• Tiêu đề cột và hàng (Column and Row headings) — Các tiêu đề này là các vùng màu xám được đánh chữ và đánh số nằm ngay bên ngoài các cột và hàng. Nhấp vào tiêu đề sẽ chọn toàn bộ hàng hoặc cột. Bạn cũng có thể thay đổi chiều cao hàng hoặc chiều rộng cột bằng cách sử dụng các tiêu đề.
• Không gian làm việc (Workspace) — Giống như các trang tính trong sổ làm việc, không gian làm việc cho phép bạn mở nhiều tệp cùng một lúc.
• Dải băng (Ribbon) — Phía trên sổ làm việc là một phần của các tab lệnh được gọi là Dải băng. Có rất nhiều tùy chọn được tìm thấy phía sau mỗi tab của dải băng.
• Tham chiếu ô (Cell Reference) — Tham chiếu ô là một tập hợp các tọa độ xác định một ô cụ thể. Nó là sự kết hợp của các chữ cái và số. Ví dụ: A5 sẽ trỏ đến ô nằm ở giao điểm của cột A và hàng 5.
• Phạm vi ô (Cell Range) — Phạm vi ô là tập hợp các ô đã được xác định là một nhóm dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau. Bằng cách sử dụng dấu hai chấm (:) giữa các tham chiếu ô, Excel có thể xác định phạm vi, còn được gọi là một mảng. Ví dụ: một phạm vi trong một hàng có thể trông giống như A1:C1, cho biết công thức cần xem xét các ô trong một hàng giữa A1 và C1, trong khi B4:D9 sẽ cho biết công thức cần xem xét tất cả các ô trong một hộp được giới hạn bởi cột B và D và hàng 4 và 9. Tham chiếu 3-D đề cập đến một phạm vi bao gồm nhiều trang tính trong cùng một sổ làm việc.
• Ô được hợp nhất (Merged Cell) — Khi hai hoặc nhiều ô được kết hợp, nó trở thành cái được gọi là ô được hợp nhất.
• Mẫu (Template) — Mẫu là sổ làm việc hoặc trang tính được định dạng được thiết kế để giúp người dùng đáp ứng một nhu cầu cụ thể trong Excel. Ví dụ về điều này bao gồm phân tích cổ phiếu, sơ đồ quy trình và lịch.
• Toán tử (Operator) — Toán tử là các ký hiệu hoặc dấu hiệu cho biết phép tính nào phải được thực hiện trong một biểu thức. Toán tử không nhất thiết phải đề cập đến các loại toán học đơn giản; toán tử so sánh, nối văn bản hoặc toán tử tham chiếu cũng tồn tại.
• Công thức (Formula) — Một chuỗi bên trong một ô được sử dụng để tạo ra một giá trị. Nó phải bắt đầu bằng dấu bằng (=). Đây có thể là phương trình toán học, tham chiếu ô, hàm hoặc toán tử. Công thức còn được gọi là biểu thức.
• Thanh công thức (Formula Bar) — Nằm giữa dải băng và sổ làm việc, Thanh công thức sẽ hiển thị nội dung của ô hiện hoạt. Trong trường hợp công thức, thanh công thức sẽ hiển thị tất cả các thành phần của công thức.
• Hàm (Function) — Hàm là các công thức được tích hợp sẵn trong Excel. Chúng được thiết kế để giúp đơn giản hóa các công thức phức tạp tiềm ẩn trong trang tính.
• Mã lỗi (Error Code) — Mã lỗi xuất hiện nếu Excel tìm thấy sự cố với công thức được cung cấp.
• Định dạng ô (Cell Formatting) — Đây là hành động thay đổi cách hiển thị dữ liệu ô trong bảng tính. Khi bạn định dạng ô, chỉ có hình thức bên ngoài của ô bị thay đổi; giá trị bên trong các ô vẫn giữ nguyên.
• Định dạng có điều kiện (Conditional Formatting) — Định dạng chỉ được áp dụng khi ô đáp ứng các tiêu chí đã xác định, chẳng hạn như các giá trị trùng lặp hoặc các giá trị trên hoặc dưới ngưỡng.
• Bộ lọc (Filter) — Bộ lọc là các quy tắc mà bạn có thể sử dụng để quyết định hàng nào trong trang tính sẽ hiển thị. Các bộ lọc này có thể sử dụng dữ liệu như điều kiện hoặc giá trị.
• Đóng băng ngăn (Freeze Panes) — Đóng băng ngăn cho phép bạn chọn các cột và/hoặc hàng cụ thể để vẫn hiển thị trên trang tính, ngay cả khi bạn đang cuộn, chẳng hạn như các ô tiêu đề dán nhãn cho một cột.
• Tự động điền (AutoFill) — Tính năng này cho phép bạn sao chép dữ liệu dễ dàng sang nhiều ô.
• Tự động tính tổng (AutoSum) — Tính năng này sẽ cộng các số bạn đã nhập trong trang tính của mình và hiển thị tổng số trong một ô bạn chọn.
• Tự động định dạng (AutoFormat) — Đây là một ứng dụng định dạng tự động cho các ô khớp với các tiêu chí được xác định trước. Điều này có thể đơn giản như căn chỉnh và kích thước phông chữ.
• Xác thực dữ liệu (Data Validation) — Tính năng này giúp ngăn dữ liệu không chính xác được nhập vào trang tính của bạn. Điều này thường được sử dụng nhất để tạo danh sách thả xuống cho các thuật ngữ phổ biến. Xác thực dữ liệu thúc đẩy tính nhất quán và chính xác trong dữ liệu được nhập.
• Bảng tổng hợp (Pivot Table) — Đây là một công cụ tóm tắt dữ liệu thường được sử dụng nhất để sắp xếp, tính trung bình để tổng hợp dữ liệu tự động. Thông tin được lấy từ một bảng trong khi kết quả được hiển thị ở bảng khác. Bảng tổng hợp giúp dễ dàng truy xuất thông tin cụ thể từ một nguồn dữ liệu lớn.
• Biểu đồ tổng hợp (Pivot Chart) — Loại biểu đồ này cung cấp hỗ trợ trực quan cho bảng tổng hợp. Bằng cách cung cấp các biểu diễn đồ họa của dữ liệu bảng tổng hợp, người dùng có thể cung cấp một mức độ tương tác với dữ liệu.
• Vùng tổng hợp (Pivot Area) — Vùng tổng hợp là một điểm trên trang tính nơi bạn sẽ kéo một trường Bảng tổng hợp để sắp xếp lại cách hiển thị báo cáo.
• Dữ liệu nguồn (Source Data) — Đây là thông tin được sử dụng để tạo bảng tổng hợp của bạn. Nó có thể tồn tại trong trang tính hoặc từ cơ sở dữ liệu bên ngoài.
• Vùng giá trị (Values Area) — Trong bảng tổng hợp, vùng Giá trị được xác định là các ô chứa thông tin tóm tắt.
• Mục (Item) — Đây là các danh mục phụ của các trường trong bảng tổng hợp của bạn. Nếu bạn có một trường được đánh dấu là Tiểu bang, các mục có thể là Alabama, Alaska, v.v.

Kết luận

Mặc dù còn rất nhiều thuật ngữ Microsoft Excel khác cần đề cập, nhưng danh sách trên sẽ giúp bạn đi đúng hướng để trở thành một bậc thầy về bảng tính. Bạn đã vấp phải những thuật ngữ nào khi mới bắt đầu sử dụng Excel? Có thuật ngữ nào khác mà bạn muốn đề xuất cho danh sách này không? Hãy cho chúng tôi biết!

• Microsoft Office 101: Trợ giúp, hướng dẫn và bài hướng dẫn